Il y a ceux qui utilisent Notion pour prendre des notes, lister leurs idées ou planifier une semaine.
Et puis il y a nous : ceux pour qui Notion est devenu le centre de gravité de toute l’entreprise.
Au fil du temps, outil après outil, besoin après besoin, on a façonné un espace de travail qui ne ressemble à aucun autre. Ni modèle cloné depuis un template, ni usine à gaz : juste un système simple, robuste, pensé pour nous.
C’est ici que tout converge : les clients, les projets, les idées, les tâches, les réunions, les process. Pas pour faire joli. Pour que tout le monde sache, à chaque instant, quoi faire, pourquoi le faire, et comment le faire.
Là où tout commence : notre pilotage global
Ouvrir notre Notion, c’est un peu comme entrer dans la tour de contrôle d’un aéroport.
En haut, on retrouve quatre grandes portes d’entrée : Clients, Commercial, Projets, Tâches. Ces blocs structurent notre quotidien, rythment nos prises de décision, et nous permettent de garder une vue d’ensemble, même quand cinq projets avancent en parallèle.
Prenez par exemple l’espace Clients. Chaque entreprise avec laquelle nous travaillons a sa propre fiche. Pas une fiche “à remplir” figée, non : une carte vivante. On y retrouve les contacts, les fichiers, mais aussi — et surtout — l’historique de toutes les réunions, les comptes-rendus, les décisions prises. Rien n’est perdu. Tout est centralisé.
Juste à côté, l’onglet Commercial nous rappelle que chaque projet commence souvent bien en amont. On y retrouve notre pipeline de prospection, pensé comme un entonnoir fluide : un premier contact, une qualification, une proposition, une négociation… jusqu’à la conclusion — ou non — de l’affaire.
Et quand ce projet finit par devenir réel ? Il bascule, presque naturellement, dans l’espace Projets & Tâches.
C’est ici que tout prend forme. On y voit ce qui avance, ce qui bloque, ce qui est urgent. Les tâches apparaissent, se déplacent, se complètent.
Le chef d’orchestre peut, d’un seul coup d’œil, voir qui travaille sur quoi, qui est surchargé, qui attend un retour. Pendant ce temps, chaque membre de l’équipe dispose d’une vue plus intime, plus personnelle : juste ses tâches à lui, rien d’autre. Pour rester concentré, et avancer.
Une culture de l’écrit
On pourrait vous dire qu’on est une entreprise “organisée”. C’est vrai. Mais ce serait oublier l’essentiel : on est surtout une entreprise qui écrit.
Chaque réunion avec un client donne lieu à un compte-rendu. Pas dans un coin de mail. Pas dans un fichier Word qui dort sur un disque. Non : dans Notion.
Avec un TL;DR en haut, les notes bien rangées, datées, liées au projet et au client concernés.
Même nos points hebdomadaires suivent cette logique. Plutôt que de faire un tour de table chaque samedi, chacun consigne ce qu’il a fait la semaine, ce qu’il compte faire, les blocages rencontrés, et le temps passé sur chaque tâche.
Tout est écrit. Tout est transparent. Et ça change tout.
À côté, un autre espace — moins rigide, plus libre — recueille nos brouillons, nos idées, nos intuitions. C’est là que naissent nos futurs articles, nos prochaines fonctionnalités, nos process de demain.
La documentation : écrire pour ne plus expliquer
Et puis, il y a la doc.
Pas une doc “au cas où”. Pas un truc qu’on regarde quand on a du temps. Non : la documentation est notre premier réflexe.
Si quelqu’un se pose une question sur un process, un outil, une règle ? On ne cherche pas à “demander à X”. On ouvre Notion.
Et si ce n’est pas écrit ? Alors on l’écrit, pour que la question ne se pose plus jamais.
Tout y passe : les procédures de mise en production (qu’on détaille dans cet article), les modèles de mails commerciaux, la logique derrière nos noms de domaine en .fr, .com, .net, les étapes pour migrer une entreprise sur GitHub, le format d’une release note, ou encore notre méthode de recrutement.
C’est notre manière de garder une entreprise cohérente, même quand elle bouge vite. Pas de dépendance à une seule personne. Pas de savoir qui dort dans une tête.
Juste un manuel vivant, clair, accessible à tous. Une culture de l’autonomie.
Et Notion, alors ?
Ce n’est pas une application de gestion de tâches. Ce n’est pas un bloc-notes glorifié.
C’est notre backoffice.
Notre cockpit. Notre cerveau collectif. Notre espace d’échange, de suivi, de mémoire.
On aurait pu empiler des outils. Mais on a préféré construire un espace unique, sur-mesure, évolutif.
Parce qu’en réalité, ce n’est pas l’outil qui fait l’organisation. C’est ce qu’on y met. C’est ce qu’on en fait.
En conclusion
Aujourd’hui, 90 % de notre activité passe par Notion. Pas parce qu’on y a tout mis par hasard. Mais parce qu’on a su y construire ce dont on avait besoin.
Des clients aux projets. Des idées aux livrables. Des échanges aux décisions.
Tout est là. Et tout y reste.
Alors si vous cherchez à mieux structurer votre entreprise, votre activité ou vos idées, commencez peut-être par vous poser cette question :
et si vous aviez, vous aussi, un cockpit comme le nôtre ?