Vous vous êtes déjà demandé à quoi ressemble la journée type d’un chef de projet technique ? Dans la vraie vie, avec des projets en parallèle, du code à écrire, des réunions à caler, des clients à suivre et mille idées à structurer.
Aujourd’hui, on vous emmène dans une journée classique, où l’organisation, les bons outils, et quelques habitudes bien rodées font toute la différence.
L’art de planifier : entre numérique et papier
Tout commence par… le papier.
Oui, malgré tous les outils numériques à disposition, mon premier réflexe est d’ouvrir mon agenda papier hebdomadaire. C’est lui qui me permet de visualiser la semaine d’un seul coup d'œil, de mémoriser plus efficacement les rendez-vous, et surtout, de garder le contrôle sans dépendre d’un écran.
Les invitations, elles, arrivent par mail ou via iCloud. Elles s’enregistrent automatiquement dans le calendrier partagé, mais je les reporte manuellement dans mon agenda. Ce petit geste me permet de fixer mentalement mes priorités. Un simple crayon, un coup d’œil rapide, et je sais où j’en suis.
Projets multiples, focus unique
Sur une journée, je dois suivre plusieurs projets en parallèle. Ça ne veut pas dire faire tout en même temps, au contraire. Le vrai défi, c’est de savoir à quel moment se concentrer sur quoi.
J’organise les temps de travail en blocs, selon les besoins de chaque projet : revue de tickets, code, prospection, rédaction d’un devis, ou encore accompagnement d’un développeur sur une intégration.
Chaque tâche a sa place dans Notion, mon outil principal pour le suivi opérationnel.
Notion : cerveau collectif et mémoire partagée
Notion, c’est notre QG numérique.
- Chaque projet a sa fiche, avec son planning, ses tâches, ses intervenants.
- Les tâches sont catégorisées, assignées, liées à des étapes de sprint ou à des objectifs plus globaux.
- Des vues en tableau, en liste, en calendrier… tout est personnalisable selon le besoin.
C’est aussi là que je note les décisions prises, les idées à approfondir, les choses à ne pas oublier. Notion me permet d’avoir une vision claire, et surtout, de la partager avec le reste de l’équipe. Fini les infos perdues dans une conversation Rocket.Chat ou dans un appel client.
Suivi des prospects : de l’idée au contrat
La gestion des projets en cours, c’est une chose. Mais une part importante de mon quotidien consiste aussi à gérer les nouveaux prospects.
Là encore, tout se passe dans Notion : un tableau Kanban dédié me permet de suivre chaque prospect de l’identification du besoin jusqu’à la contractualisation… ou au refus. On y retrouve :
- L’origine de la demande,
- Les échanges réalisés,
- Les actions à venir (relance, envoi de proposition, etc.),
- Et surtout, le statut à jour de chaque relation commerciale.
C’est un gain de temps considérable, et ça évite que certaines pistes ne tombent dans l’oubli. Par ailleurs, nous avons un processus de prospection et d'intégration de projets clients bien établi ! On en discute dans cet article.
Gérer les réunions… sans qu’elles vous mangent votre journée
Certaines réunions sont fixes (point hebdo, revues de sprint, comités de pilotage), d’autres s’ajoutent en fonction des sujets (atelier de co-construction, présentation client, etc.).
Mon objectif est de limiter les pertes de temps, en m’assurant que chaque réunion ait :
- Un objectif clair,
- Un ordre du jour,
- Un compte-rendu synthétique (qui sera déposé dans Notion)
Je me suis beaucoup appuyé sur cet article pour intégrer les réunions dans notre quotidien. Je ne le respecte pas à la lettre, mais il donne, je trouve, la lignée dans laquelle il faut aller.
Résultat : plus d’efficacité, moins de réunions inutiles, et plus de place pour avancer sur les tâches concrètes.
L’équilibre numérique / papier : un duo gagnant
À première vue, combiner un agenda papier et des outils numériques peut sembler paradoxal. En réalité, c’est ce duo qui fait toute la force de mon organisation.
- Le papier structure ma mémoire et mes priorités.
- Notion centralise l’information, le suivi et la collaboration.
Pas besoin d’avoir 10 outils différents : un système simple, cohérent et adapté à mon rythme suffit à garder le cap.
On utilise beaucoup Notion pour centraliser tout notre travail, on vous explique tout dans cet article.
J'ai pu tester plusieurs applications de gestion de tâches, je pense notamment à Todoist, aux Rappels d'Apple, à Trello. J'ai, je pense pouvoir le dire sans prétention, vraiment poussé ces outils au maximum de leurs fonctionnalités, avec des automatisations (oui, j'avais développé un outil en lien avec l'API de Todoist, à chacun son dimanche) et un usage vraiment avancé (projets, tags, récurrences, priorités etc.) pendant plusieurs années.
Et en soi, je pense surtout à Todoist qui est celui que j'ai le plus utilisé, ces outils sont fabuleux, mais ont tous un point commun qui est négatif: je n'ai pas mon téléphone avec moi ou pas d'ordinateur, je n'ai plus la moindre idée des sujets en cours. Rien ne se fixe dans ma tête, à la différence d'un agenda papier, certes plus contraignant, mais qui fixe les informations dans la mémoire bien mieux qu'un écran.
Conclusion
Ma journée type n’est jamais vraiment "typique". Mais elle repose sur quelques fondamentaux : une organisation stable, des outils bien choisis, une vision claire… et un bon vieux agenda papier.
Si vous cherchez à améliorer votre gestion de temps, votre capacité à jongler entre plusieurs projets, ou simplement à y voir plus clair : commencez par poser les bases. Structurez vos idées, clarifiez vos outils, et surtout, gardez un rythme qui vous ressemble.
Vous verrez, ça change tout.